Xarici ölkələrdə yaşayan və ya səfərdə olan zaman şəxslər vəfat etdikdə onların ölümünün qeydə alınması Azərbaycan Respublikasının diplomatik nümayəndəlik və konsulluqları tərəfindən aparılır:

Ölümün qeydə alınması üçün ölmüş şəxsin qohumları, qonşuları, habelə ölümün baş vermiş olduğu təşkilatın müdiriyyəti və ya başqa şəxslər bu barədə Azərbaycan Respublikasının diplomatik nümayəndəlik və ya konsulluğuna məlumat verməlidirlər.

Eyni zamanda, ölüm faktı haqqında müvafiq xarici ölkənin (yerin) tibb müəssisəsinin sənədi ilə (ölüm haqqında həkim arayışı, ölüm haqqında feldşer arayışı ilə) təsdiq edilməlidir.

Belə məlumat və təsdiqləyici sənəd ölümün baş verdiyi və ya meyitin tapıldığı vaxtdan on gündən gec olmayaraq təqdim edilməlidir.

Şəxsin ölüm vaxtı (tarixi) kimi - ölüm faktı haqqında müvafiq xarici ölkənin (yerin) tibb müəssisəsinin sənədində (ölüm haqqında həkim arayışı, ölüm haqqında feldşer arayışı) göstərilən tarix qəbul olunur.

 Ölümün qeydə alınması üçün tələb olunan sənədlər:

1. ölümün qeydə alınması haqqında şifahi müraciət və ya yazılı ərizə;

2. ölmüş şəxsin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlər:
- vətəndaşın pasportu,
- dənizçinin şəxsiyyət sənədi, 
- şəxsiyyət vəsiqəsi, 
- hərbi bilet, 
- sürücülük vəsiqəsi.

3. ölüm faktı haqqında müvafiq xarici ölkənin (yerin) tibb müəssisəsinin arayışı / ölüm faktının müəyyən edilməsi haqqında və ya vətəndaşın ölmüş elan edilməsi haqqında məhkəmə qətnaməsi.

Dövlət rüsumu:
“Dövlət rüsumu haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2001-ci il tarixli Qanununun 13-cü maddəsinə əsasən, ölümün qeydə alınması və ölüm haqqında ilkin şəhadətnamələrin verilməsi üçün dövlət rüsumu tələb olunmur.